RSS
 

Peran Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam Knowledge Management di Perguruan Tinggi

11 Dec

O’Brien (2005: 56) mengilustrasikan bagaimana setting yang melatarbelakangi lahirnya knowledge management, bahwa:

“In an economy where the only certainty is uncertainty, the one sure of lasting competitive advantage is knowledge. When market shift, technologies proliferate, competitor multiply, and products become obsolete almost overnight, succesful companies are those that consistently create new knowledge, disseminate it widely throughout the organization, and quickly embody it in new technologes and product”.

Dari ilustrasi itu, kemudian O’brien menyimpulkan bahwa aktivitas tersebut merupakan definisi dari knowledge creating company, yang pada perkembangan berikutnya menjadi knowledge management (KM) dan learning organization.

Wikipedia menerjemahkan knowledge managemen adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi (http://id.wikipedia.org/wiki/ Manajemen_pengetahuan). Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.

Lebih lanjut, Obrien (1997: 323) menyatakan bahwa knowledge management secara umum dimaksudkan untuk mengorganisir dan membuat know-how (informasi) yang penting tersedia kapanpun dan dimanapun itu diperlukan. Kemudian ia menambahkan bahwa kegiatannya meliputi memproses manajemen, prosedur-prosedur, paten, referensi kerja, formula, ‘best practice”, ramalan, dan perbaikan. Adapun tools dari knowledge management meliputi intranet, groupware, data warehouse (database), jaringan, papan bulletin, dan video conferensi.

Dalam prakteknya, Ono W. Purbo (2000) menyatakan bahwa yang dilakukan lembaga dalam melakukan knowledge management adalah dengan secara sadar dan komprehensif mereka mengumpulkan, mengorganize, men-share, dan menganalisa pengetahuan yang mereka miliki untuk tujuan-tujuan di masa mendatang. Angus, J & Jeetu Patel (1998)  menggambarkan empat (4) proses yang menggambarkan knowledge management yang dapat di tuliskan dalam sebuah tabel Proses Knowledge Management di bawah:

O’Brien (2005) memandang knowledge management sebagai tiga (3) level dari teknik, teknologi, dan sistem yang melakukan pengumpulan pengetahuan, mengorganisirnya, menilai, dan menyebarkannya. Berikut gambar dari penjelasannya.

Gambar. Level Knowledge Manajemen

PADA LEVEL PALING atas,  knowledge management berfungsi meningkatkan pengetahuan organisasi, mendukung kinerja, berinteraksi dengan database operasional, dan membangun jaringan expert. Di level kedua, level tengah, berfungsi untuk menempatkan dan mendistribusikan para ahli, mengelola informasi real time, komunikasi dan kolaborasi, serta penciptaan konten baru. Di level dasar, berfungsi sebagai sarana untuk mengakses dan mengambil dokumen yang tersimpan secara online.

Secara umum berbagai inisiatif knowledge management dapat dipetakan dalam tiga (3) hal besar untuk aset intangible, yaitu, struktur eksternal, strukur internal dan kompetensi dari SDM. Dalam contoh tabel berikut di gambarkan beberapa contoh aplikasi yang real dari berbagai inisiatif yang ada.

Peta Inisiatif Knowledge Management

2. Hubungan Knowledge Management dan Learning Organization

Hubungan antara knowledge management dan learning organization dijelaskan Gibson dkk. (2004: 488) yang menyatakan bahwa hasil utama dari learning organization yang efektif adalah terkelolanya pengetahuan dengan lebih efektif. Knowledge management adalah proses berbagi informasi untuk mencapai inovasi, memenangkan kompetisi, dan hasil yang produktif. Hubungan ini secara detail dijelaskan oleh Sanches (2005) yang pada awal diskusinya menerangkan tentang tiga proses penting dalam knowledge management, yaitu:

a.       Melakukan siklus pembelajaran dalam setiap proses organisasi;

b.      Secara sistematis mensosialisasikan pengetahuan yang ada ataupun yang baru ke dalam organisasi; dan

c.       Menerapkan pengetahuan dalam organisasi.

Dalam penjelasan berikutnya, learning organization terdiri dari siklus-siklus pembelajaran yang terjadi dalam organisasi di setiap level. Sanches (2005) menerangkan learning organization dengan model lima siklus pembelajaran. Intinya, learning organization berjalan atas dukungan atau support dari knowledge management.

Adapun kelima siklus pembelajaran dalam learning organization yang dijelaskan Sanchez di atas adalah:

  1. Setiap individu dalam organisasi menciptakan pengetahuan baru;
  2. Setiap individu dan kelompok berinteraksi, menguji, dan menerima atau menolak pengetahuan yang dikembangkan oleh individu-individu;
  3. Kelompok berinteraksi dengan kelompok lain untuk menentukan apakah pengetahuan yang dikembangkan oleh kelompok bisa diterima di organisasi;
  4. Pengetahuan baru diterima di level organisasi dan diinternalisasikan kedalam prosedur baru, sistem atau budaya baru organisasi; dan
  5. Pengetahuan baru yang dilekatkan pada proses, sistem dan budaya organisasi mengarah pada suatu pola baru dari tindakan kelompok atau organisasi yang ada di organisasi.

Penjelasan kelima siklus ini digambarkan oleh gambar di bawah ini:

Gambar Siklus Pembelajaran Dalam Learning Organization

3.  Knowledge Manajemen dalam Pengelolaan Perguruan Tinggi

Perkembangan dunia pendidikan, khususnya perguruan tinggi amat kompleks. selain terkait dengan core bussines perguruan tinggi, pelayanan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, juga termasuk cara penyelenggaraan kelembagaan perguruan tinggi itu sendiri. Artinya, selain perubahan yang terjadi terkait dengan outputnya, perguruan tinggi juga dihadapkan untuk melakukan perubahan-perubahan terkait proses yang terjadi di dalamnya. Seperti ditegaskan Toffler (1980) abad keduapuluh satu ini ditandai dengan ternjadinya banyak sekali perubahan-perubahan.

Senada dengan itu, perguruan tinggi juga dihadapkan dengan permasalahan yang sama dihadapi oleh semua lembaga lainnya yang memaksa mereka untuk melakukan banyak perubahan-perubahan dalam internal kelembagaan mereka baik secara kultural ataupun struktural agar bisa menyesuaikan diri dengan tuntutan lingkungan yang berubahnya sangat cepat itu (Jacob dalam Hellstrom and Husted 2004; Hanna 2003; Allen and Fifield 1999)

Perdagangan bebas (WTO, AFTA, NAFTA, ACFTA, atau lainnya) memaksa perguruan tinggi untuk lebih kreatif dalam menjalankan roda  manajemen kelembagaan. Mereka harus survive dengan tingginya tingkat persaingan antar lembaga dalam mendapatkan stakeholder dan para penggunanya, tak hanya dari dalam negeri tetapi juga dari luar negeri. Di lain sisi, struktur organissi dan budaya  lembaga akademik berbeda dengan perusahaan, usaha bisnis lainnya, atau dengan lembaga non profit lainnya (Winston 1998). Tentu ini merupakan tantangan yang cukup berat yang harus dihadapi oleh perguruan tinggi.

Dunia berkembang dengan cepat, dalam konteks ini perguruan tinggi juga diminta untuk menyikapinya dengan pembuatan keputusan dengan cepat pula. Keputusan yang yang efektif adalah keputusan yang dihasilkan dengan cepat, akurat, dan berdampak besar terhadap kemajuan lembaga di masa yang akan datang dan memiliki value added terhadap lembaga dan orang-orang yang ada di dalamnya. Keputusan yang seperti di atas adalah keputusan yang didukung oleh pengetahuan-pengetahuan yang efektif, yaitu pengetahuan yang diproduksi oleh knowledge management. Atas dasar itulah, perguruan tinggi perlu menerapkan knowledge management.

Kidwell, Linde dan Johnson (2000: 28) menyatakan bahwa perguruan tinggi memiliki peluang yang signifikan untuk menerapkan  knowledge management didalam mencapai semua visi dan misinya. Ini mengandung makna bahwa dalam mencapai tugas pokok dan fungsinya dalam menyelenggarakan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat sudah selayaknya pendidikan menerapkan itu. Pada prakteknya, kita sudah sering melihat sejauhmana kebijakan paperless ataupun lesspaper kemudian berkembang menjadi otomasi dan bahkan cenderung menjadi semacam ’e-government university’.

Seperti telah dijelaskan, knowledge management merupakan proses transformasi informasi dan aset-aset intelektual  menjadi suatu nilai-nilai yang berlaku lama. Knowledge management menghubungkan orang dengan pengetahuan yang mereka butuhkan dengan aktivitas keseharian. Bagi perguruan tinggi, mengelola pengetahuan (knowledge) merupakan kunci untuk memenangkan persaingan. Yang menjadi pertanyaan, dalam pengelolaan perguruan tinggi, apa yang dimaksud dengan knowledge itu?

Menjawab pertanyaan di atas, Kidwell, Linde dan Johnson (2000: 28) memberikan ilustrasi seperti di bawah ini:

Data/fakta  ——–> Informasi ——–>   Knowledge

Bellinger, et. At (dalam Tobin, 2007: 15) menggambarkan hubungan data/fakta, informasi dan knowledge dalam bentuk hierarkhis. Seperti gambar di bawah ini:

Gambar  Hubungan Hierarkhis Data-Informasi-Knowledge

Knowledge diawali dari data, fakta metah atau angka/simbol/karakter, misalnya angka-angka nilai mahasiswa. Informasi  adalah data yang telah diolah menurut konteks tertentu, yang menurut Bellinger di atas, informasi merupakan hasil pemahaman individu terhadap relasi-relasi antara fakta/data. misalnya nilai mahasiswa per semester, atau IPK rata-rata tiap semester. Informasi biasanya tersimpan dalam suatu dokumen. Manakalah informasi digabungkan dengan pengalaman dan judgment individu, maka ia berubah menjadi knowledge. Knowledge bisa sangat subjektif dan susah dikodifikasi. Ia memuat wawasan dan kebijaksanaan seseorang, selain itu, knowledge merupakan hasil pemahaman atas pola/pattern informasi-informasi suatu objek/konteks. Knowledge bisa disebarkan melalui memo-memo best practice ataupun bisa pada kertas yang ditempelkan di papan pengumuman. Sekali kita memiliki pengetahuan, kita bisa menggunakannya untuk bekerja dan untuk membuat keputusan. Yang paling tertinggi dalam hierarkhis di atas, yaitu wisdom. Kebijaksanaan merupakan hasil pemahaman tertinggi atas prinsip-prinsip yang kemudian menjadi suatu norma yang dipegang oleh individu terhadap makna yang terkandung dalam informasi dan dioperasionalkan dalam bentuk tindakan/perkataan.

Knowledge dalam knowledge management dikelompokkan kedalam dua kelompok knowledge, yaitu explicit dan tacit (Ikujiro Nonaka dan Hirotake Takeuchi, 1995, Kidwell, Linde dan Johnson, 2008, Romi SW, 2000, O’Brien, 2005, Sanchez, 2005). Pengetahuan eksplisit adalah informasi yang terdokumentasikan, yang bisa memfasilitasi tindakan. Nonaka dan Takeuuchi (1995) menterjemahkannya sebagai pengetahuan yang tertulis, terarsip, dan terpublikasi, sehingga dapat dipakai sebagai bahan pembelajaran. Ia bisa dinyatakan dalam bahasa yang formal dan berlaku secara umum. Misalnya rumus, aturan, dan best practices. Ia bercirikan:

a.    Terpaket;

b.    Mudah dikodifikasi;

c.    Bisa dikomunikasikan; dan

d.   Bisa disebarkan (transferable).

Tacit knowledge diterjemahkan Wikipedia.org (http://en.wikipedia.org/wiki/ Tacit_knowledge) sebagai lawan dari pengetahuan eksplisit (eksplicit knowledge), yaitu pengetahuan yang susah ditransfer ke orang lain melalui tulisan ataupun ucapan. Nonaka dan Hirotake Takeuchi (1995) pengetahuan yang tersimpan dalam kepala manusia dan biasanya berbentuk pengalaman, pemahaman, prosedur how to (know how), dan sebagainya. Tacit knowledge bersifat personal, abstrak, informal, dan sulit dikomunikasikan, sehingga sulit untuk dijadikan bahan pembelajaran (en.Wikipedia.org).

Kaitannya dengan kedua jenis knowledge tersebut di atas, Kidwell, Linde, dan Johnsons menggambarkannya dalam skema di bawah ini:

Gambar  Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge

Penggunaan teknik-teknik knowledge management dan juga teknologinya di perguruan tinggi sama pentingnya seperti di perusahaan. Jika dilakukan secara efektif, knowledge management memudahkan manajemen dalam membuat keputusan yang lebih baik, mengurangi waktu siklus pembuatan produk (misalnya, pengembangan kurikulum dan penelitian, pembuatan kalender akademik, laporan keuangan, dan lain-lain), meningkatkan pelayanan akademik dan administratif, dan tentunya mengurani biaya.

Terkait dengan manfaat knowledge management untuk pelayanan administratif, Kidwell, Linde dan Johnsons (2008: 32) menjelaskannya dalam tabel di bawah ini:

TABEL  APLIKASI DAN MANFAAT KNOWLEDGE MANAGEMEN UNTUK LAYANAN
ADMINISTRASI PERGURUAN TINGGI

4. Peran Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam Knowledge Management di Perguruan Tinggi

Teknologi pertama yang dikenal digunakan dalam knowledge management adalah Lotus Notes, software yang memadukan e-mail dengan repositori data dan perangkat kolaboratif dasar (basic collaborative tools). Dalam perkembangan berikutnya, banyak aplikasi knowledge management (termasuk versi terakhir dari Notes) migrasi ke platform intranet-friendli atau berbasis web (Kidwell, Linde dan Johnson, 2008: 29). Saat ini, solusi knowledge management  untuk pencarian dan pengambilan data, e-mail, kolaborasi dan sejenisnya semakin lebih baik dan canggih dibanding sebelumnya. Walaupun begitu, tak ada aplikasi tunggal yang mampu mengerjakan semua itu secara bersama-sama.

Kidwell, Linde dan Johnson (2008: 29) menyatakan bahwa ”pembunuh” aplikasi knowledge management adalah corporate portal – yaitu sebuah gateway aplikasi yang memadukan tools kolaboratif, business intelligence, dan kemampuan pencarian teks yang tak terstruktur. Portal pada awalnya digunakan sebagai alat untuk mengorganisir sejumlah sumber informasi yang berbasis web dalam satu interface desktop: sebagai alat pencari, news feed, link pada situs web favorit, isi yang tersusun berdasarkan topik, dan sejenisnya. Dalam hal ini, corporate portal melakukan hal yang sama, membolehkan user mengubah desktop mereka untuk bisa menampilkan informasi dari berbagai sumber dalam organisasi (dan biasanya dari luar firewall juga).

Beberapa perguruan tinggi juga banyak yang menggunakan konsep corporate portal. Misalnya, ada universitas yang mengembangkan sistem universitas yang  mengembangkan portal berbasis web untuk menyajikan layanan terpadu yang sebelumnya terpisah-pisah. ada portal yang ditujukan untuk administrasi kelembagaan, ia mampu melayani banyak tugas hanya dengan satu tool saja. Tak hanya itu, ada juga portal yang ditujukan untuk tujuan pembelajaran. Berikut adalah contoh-contoh perguruan tinggi yang mengembangkan konsep corporate portal:

  1. http.//www.ugm.ac.id
  2. http.//itb.ac.id
  3. http.//www.upi.edu
  4. http.//www/uny.ac.id
  5. http.//www.unikom.ac.id
  6. dan banyak lagi.

Trend atas portal sebagai alat teknologi untuk memilih pengetahuan mendorong trend lainnya, konvergensi knowledge management dengan           e-business. Salah satu alasan untuk trend ini adalah teknologi berbasis web yang mendukung e-business sekarang diterapkan juga untuk mendukung knowledge management (dan sebaliknya). Knowledge manajemen berkembang menjadi pendobrak batas dalam organisasi juga dengan para konsumennya (Kidwell, Linde dan Johnson, 2008: 30).

TIK dalam knowledge manajemen bisa sebagai alat dan tujuan dari knowledge management (Ho, 2007). Sebagai tujuan, TIK merupakan penyebab pertumbuhan ekonomi. Sebagai sarana, TIK merupakan pendorong dari inovasi. TIK menyediakan seperangkat alat dan sarana untuk memfasilitasi terjadinya penciptaan nilai. Ada sejumlah tools perangkat lunak kolaboratif yang tersedia di pasaran yang bisa membantu memobilisasi kebijaksanaan dan pengetahuan untuk meningkatkan kinerja lembaga. Untuk perolehan pengetahuan kita bisa melihat bagaimana populernya Wikipedia, database online, dan sistem manajemen modal intelektual (Intellectual Capital Management) dengan database yang baik dengan teknik yang canggih dalam text mining dan data mining.

Tobing (2007: 30) menyatakan bahwa TIK merupakan enabler dari Knowledge Management.  Teknologi tersebut bisa melakukan banyak hal mulai dari proses penciptakan pengetahuan yang didapat dari penghimpunan data, mengolahnya menjadi informasi dan ditransformasi atas bantuan manusia menjadi pengetahuan. Setelah menciptakan pengetahuan, teknologi mampu membagikannya ke seluruh bagian atau unit di organisasi, baik ke individu ataupun kelompok secara otomatis, cepat, akurat, dan volumenya sangat banyak. Ia bisa menjembatani komunikasi antar unit, antar individu dalam lembaga. Kehadiran internet adalah contohnya, ia bisa menjadi interface bahkan sekaligus sebagai integrator antara individu/unit dalam perguruan tinggi.

Tobing (2007: 30) menjelaskan bahwa selain berfungsi sebagai media utama dalam menyebarkan knowledgem TIK juga sangat berperan dalam mengeksekusi proses Knowledge Managemen dalam organisasi, termasuk perguruan tinggi, yaitu:

  • Capture, generate atau akuisisi knowledge
  • Kodifikasi knowledge
  • Knowledge maintenance (validasi, pemeliharaan integritas knowledge)
  • Security dari knowledge
  • Memonitor pemanfaatan knowledge

Daftar Putaka

Angus, J.,  Jeetu Patel and Jennifer H. 1998. Knowledge Management: Great Concept…But What Is It?  InformationWeek Labs and Doculabs. http://www.informationweek.com/673/73olkno.htm;jsessionid=1A2IBBNYUGT4ZQE1GHPSKH4ATMY32JVN

Bakia, Marianne. 2000. Costs of ICT use in Higher Education: What Little We Know, TechKnowLogia, January/February, 2000 © Knowledge Enterprise, Inc. hal. 49 – 52

Berry, Milles 2006. Knowledge management in education and the contribution of Virtual Learning Environments. Computer Education 112, Spring 2006

Gamble, P.L & Blackwell J. 2002. Knowledge Management, A State of The Art Guide. London: Kogan Page.

Gamble, P.R., & Blackwell, J. 2002. Knowledge Management, a State of the Art Guide. London: Kogan Page Limited.

Ho, Diem. 2007.  Research, Innovation and Knowledge Management: the ICT Factor. Submitted to UNESCO, July 20, 2007

Malhotra, Y., 1997, Knowledge Management, Knowledge Organization and Knowledge Workers: A View from the Front Lines.

Nonaka Ikujiro & Takeuch, Hirotaka. 995.  The Knowledge – Creating Company : How Japanese Companies Create The Dynamics of Innovation.  New York : Oxford Univerity Press

Onno W Purbo. Knowledge Management. http://onno.vlsm.org/v10/onno-ind-2/application/education/knowledge-management-09-2000.rtf, akses tanggal 25 Mei 2008.

Sanchez, Ron. 2005. Knowledge Management and Organizational Learning: Fundamental Concepts for Theory and Practice. Lund Institute of Economic Research Working Paper Series

 

Leave a Reply

 

 
  1. ipankint

    September 25, 2014 at 11:06 am

    Cukup lengkap dan menyeluruh penjelasannya.
    Terima kasih banyak, bahan rujukan juga sangat mendukung.
    Bisa dijadikan referensi. :D

     
  2. Ilmu Pendidikan

    September 25, 2014 at 11:09 am

    Cukup lengkap dan menyeluruh penjelasannya.
    Terima kasih banyak, bahan rujukan juga sangat mendukung.
    Bisa dijadikan referensi. :D